Gestão de Frotas: a complexidade de se gerenciar multas merece atenção

João Carlos Brito Junior, responsável pela área de Facilities do Grupo Brasanitas, deu dicas sobre o assunto durante o FM Debate

No último dia 15, na Unibes Cultural, em Sumaré, São Paulo, ocorreu mais uma edição do FM Debate com o tema “Gestão de Frotas e Mobilidade”, iniciativa da ABRAFAC (Associação Brasileira de Facilities). Nela foram discutidas relevantes ideias novas sobre como gerir uma frota e como será esta gestão em um mercado em constante evolução.  

Um dos palestrantes do dia foi João Carlos Brito Junior, responsável pela área de Facilities do Grupo Brasanitas. Explanando sobre o tema “Gestão de Multas”, João apresentou as dificuldades e a importância do Gestor de Facilities se manter atuante nessa área de mobilidade dentro da empresa.  

João Carlos Brito em sua participação no FM Debate

Com 20 anos de experiência em Suprimentos, atuando em empresas de grande porte dos segmentos de Serviços, Siderurgia, Financeiro e Engenharia o palestrante está desde 2016 no Grupo Brasanitas. Na organização, ele lidera uma equipe de 76 colaboradores, sendo responsável pelas áreas de Suprimentos, Facilities, Logística, Manutenção de Equipamentos e Gestão de Documentos.  

“Falando um pouco sobre Gestão de Frotas, a mensagem que posso passar é que a gestão precisa ser atuante, pois, trata-se de um tema complexo. Afinal, em muitos casos, estamos falando sobre ter carros e colaboradores espalhados no Brasil todo. Se eu não tiver uma gestão atuante, não posso garantir uma padronização”, alertou o palestrante. 

João começou explicando que o desafio do Gestor começa ao escolher uma locadora e o que é preciso considerar nesse momento. “O ideal é escolher uma que ofereça um serviço proporcional ao tamanho da minha necessidade, pois isso tem a ver também com a estrutura de manutenção que ela vai disponibilizar, oferecendo um nível de atendimento satisfatório”, explicou, acrescentando que é importante ter parcerias eficientes, para garantir um bom atendimento e suporte. 

Sobre a gestão de multas, o especialista reconhece que esse é um assunto espinhoso e que não há uma solução mágica. “Requer atenção do Gestor e a área de Facilities está no meio desse tema complexo”. 

Para João, a multa deve ser entendida como um desvio de conduta. “Não é uma burocracia ou meio de arrecadação. Precisa-se pensar que por trás da multa ocorreu um desvio de conduta de um representante da empresa que está andando por aí. Se não tomarmos as devidas ações sobre isso, é a organização que vai pagar por isso”, refletiu, reconhecendo que é uma situação difícil, mas alguma ação precisa ser tomada para que seja possível manter o controle, pois a imagem da empresa está sendo exposta. 

O profissional da Brasanitas apresentou 4 pilares que são seguidos da área de Facilities e Gestão de Frotas: 

Level (Política): “A parte da frota deve estar alinhada por meio de uma política. Dessa forma, se deve estabelecer tudo o que teremos em relação com usuários e locadoras”. 

Usuários (Termo): “Vamos nos relacionar com os usuários dos carros por meio de campanhas, orientações, mas também devemos ter um contrato formal, um documento. Trata-se de um termo de responsabilidade que esteja alinhado com a política da empresa”. 

Locadora (Contrato): “Não é sobre um formato, mas sim um simples combinado. O que se pode esperar da locadora”. 

RH (Sistema): “É essa área que vai operar isso. Não adianta o FM ter isso organizado, mas o colaborador não receber informações de multas ou ter o desconto na folha de pagamento. O RH passando pelo nosso sistema, vai concluir tudo.” 

Polêmica

De acordo com João, uma grande polêmica sobre a Gestão de Frotas é em relação a indicação de condutores. “Muitas empresas questionam em como fazer esse processo, porém tudo isso está atrelado com a política inicial”. 

O palestrante explicou que a indicação de um condutor, por exemplo, não é opção. “O DETRAN ainda não encontrou uma forma de atrelar o condutor com o carro que foi ferramenta de uma infração. Por isso, quem sofre as consequências são, muitas vezes, pessoas sem qualquer responsabilidade sobre os atos. Recai sob a empresa ter isso bem definido e explicado com os colaboradores”. 

Uma dica apontada por João é a criação de um comitê que pode ser usado em alguns casos específicos de multas, porém, as regras precisam estar sempre claras. Outra questão levantada por ele é a gestão não fazer o colaborador se sentir totalmente castigado, com multas de alto valor descontadas em seu pagamento. “Deve-se estabelecer valores de multas com limites na folha de pagamento. Por isso, é importante ter tudo definido no papel anteriormente”. 

Com a locadora a regra também precisa ficar clara, segundo o especista. “O DETRAN pode cobrar multas em até 5 anos após a infração, por isso, é necessário deixar claro com a locadora sobre prazos de repassar a multa para que o processo seja mais dinâmico e o colaborador ainda esteja na empresa”. 

O palestrante finalizou afirmando que o Gestor de Facilities precisa ser o protagonista em todas as ações ligadas à frotas e multas, e deixar regras claras para todos. “A função dele é responder perguntas recorrentes para que todos os colaboradores estejam seguros e conscientes do uso dos carros”. 

“A área de facilities tem o papel de ser uma engrenagem de toda essa operação. Sem o Gestor atuando de forma ativa, os colaboradores vão usar o carro de forma indevida e multas não serão cobradas. A multa é um tema espinhoso e que precisa de uma boa gestão”, concluiu. 

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