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Novos espaços de trabalho e os desafios para os gestores de Facilities

Artigo de Terezinha Santos fala sobre os desafios para os gestores de Facilities proporcionar e gerenciar novos espaços de trabalho, considerando a estrutura física do edifício, necessidades dos funcionários, cultura da empresa, demandas tecnológicas, sustentabilidade, segurança, entre outros quesitos.

Terezinha Santos

Quando iniciei a minha carreira trabalhando com escritórios corporativos, no início dos anos 2000, fazer projetos para espaços de escritórios ainda era algo relativamente simples. A maioria das empresas seguia um padrão do mobiliário para todos os departamentos. A equipe administrativa recebia os mesmos tipos e cores de mesas, cadeiras e armários e só diferenciava do mobiliário da gerência, diretoria e presidência para definir a posição hierárquica.

Os ambientes eram basicamente compostos por salas de gerência, diretoria – geralmente fechadas com divisória piso-teto, assim como a sala da presidência -posicionadas próximas às janelas, áreas para as equipes administrativas compostas por estações de trabalho com baias de 1,10m de altura, próximas a sala dos respectivos gerentes, salas de reunião e recepção.

De lá para cá muitas mudanças vem ocorrendo no espaço de trabalho. Novos conceitos de ocupação surgem impulsionados pelas novas tecnologias, mudanças na economia, novas relações de trabalho e valorização do colaborador como capital intelectual.

As empresas, para manterem-se competitivas, estão cada vez mais conscientes que os espaços bem planejados melhoram o desempenho, promovem bem-estar, proporcionam mais segurança, aumentam a criatividade e a produtividade, retêm talentos e promovem a inclusão.

A palavra da vez é “Workplace Experience”, local de trabalho como experiência.  O conceito consiste em criar ambientes que promovam experiência ao funcionário aliadas as estratégias da empresa.

“O local de trabalho de hoje é um ecossistema e as melhores experiências de trabalho são construídas sobre variedade, escolha e autonomia. Grandes locais de trabalho criam mais funcionários engajados; e funcionários mais engajados é a chave para a produtividade e o lucro dos negócios.” – Gensler US Workplace Survey 2019

De acordo com o World Green Building Council (GBC) a natureza da estratégia e do design mudou o foco da sustentabilidade do edifício para o foco nas pessoas.

Hoje, projetar um escritório vai além de uma simples distribuição de layout com mobiliário padronizado para toda a empresa. O desenho do espaço de trabalho passa a ser a ferramenta para alavancar os interesses da empresa através da satisfação dos funcionários com o ambiente de trabalho.

Demandas para criar ambientes de trabalhos mais inteligentes (smart workplace), mais saudáveis (well-being) seguros, sustentáveis e com mais elementos que tragam a natureza para dentro do edifício (biofilia) são crescentes.

Pesquisas com os colaboradores da empresa são realizadas para entender suas necessidades, informações obtidas da Neuroarquitetura são utilizadas para avaliar como o ambiente e seus elementos influenciam no comportamento das pessoas.  Os elementos do Well Bulding são estudados para entender os impactos que a construção tem na saúde e bem-estar dos seus ocupantes. Os resultados de pesquisas a respeito do futuro do ambiente de trabalho são utilizados como parâmetro para os projetos e tudo isso com o objetivo de chegar ao cenário mais favorável.

Não é mais o colaborador que tem que se adequar ao espaço de trabalho, e sim o ambiente que precisa se adequar as necessidades dele.

A tecnologia permitiu ao colaborador escolher o seu lugar de trabalho seja fora ou dentro da empresa, dependendo da atividade que precisa ser executada. Os espaços, por sua vez, precisam ser mais flexíveis e diversificados contendo áreas para funções que exijam concentração, áreas para atividades em equipe, áreas de convivência, entre outras.

Pesquisa realizada pela Gensler em 2017 com os trabalhadores latino-americanos aponta que eles preferem trabalhar em equipe. Passam 43% trabalhando sozinhos e 45% socializando sendo 33% trabalho em equipe presencial, 12% trabalhando com os parceiros virtualmente, 5% adquirindo conhecimento e desenvolvimento profissional e 7% se socializando.

Esses números ajudam entender, em linhas gerais, o comportamento dos colaboradores dentro desse novo cenário e fornecem parâmetros para a distribuição dos diferentes tipos de áreas dentro do espaço de trabalho.

Os desafios para os gestores de Facilities proporcionar e gerenciar esses novos espaços de trabalho, com suas nuances e diversidades, são muitos, passando por vários aspectos a considerar como a estrutura física do edifício, necessidades dos funcionários, cultura da empresa, demandas tecnológicas, sustentabilidade, segurança, bem-estar, diversidade, acessibilidade, recursos financeiros e resultados econômicos da organização.

Até que ponto os gestores de Facilities estão preparados para lidar com todas essas informações e questões?

Diante desse cenário, os Gestores de Facilities precisam ir além das habilidades operacionais e serem mais estratégicos, e isto consiste em:

  • Gerenciar os espaços de trabalho de forma mais holística com objetivo de alavancar a produtividade organizacional;
  • Estar atentos às novas demandas do mercado, conhecer bem a cultura da empresa, seus objetivos e metas;
  • Desenvolver suas habilidades de observação e comunicação com foco nas pessoas para identificar suas necessidades, comportamento e os processos que as levam a satisfação com o ambiente de trabalho;
  • Criar fortemente relacionamento com outros setores da empresa, como Recursos Humanos, Saúde e Segurança do Trabalho, Tecnologia da Informação e Financeiro, que serão parceiros para estudos e implantação de melhoria no ambiente de trabalho;
  • Explorar o aprendizado contínuo, o benchmarking, o networking e associações de facilities como ferramentas de atualização, troca de conhecimento e experiências que servirão de apoio para as tomadas de decisão;
  • Adquirir parcerias de confiança com profissionais ou empresas de arquitetura corporativa que poderão dar suporte.

É preciso, sobretudo, ter consciência de que mudanças sempre existirão no espaço de trabalho e a capacidade de se adaptar rapidamente a elas será o diferencial para os gestores de Facilities que estiverem preparados.


Sobre a autora

Terezinha Santos é graduada em Arquitetura e Urbanismo pela Universidade Paulista (UNIP) e MBA em Gerenciamento de Facilidades pela Universidade de São Paulo (USP). Possui especialização em Design de Interiores e também em Projetos para Ambientes de Trabalho,“Geprüften ArbitsplatzExpertin” pela Mensh & Büro Akademie – Alemanha. Possui ampla experiência em projetos para escritórios e gestão de Facilities e trabalhou em empresas multinacionais de origem alemã e francesa. Apaixonada por assuntos relacionados às novas relações de trabalho e a influência do ambiente de trabalho na qualidade de vida e bem-estar das pessoas, fundou em 2017 a Universo Facilities, com a proposta de fornecer serviços para a melhoria do espaço de trabalho por meio de projetos, consultorias e treinamentos.


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