Entrevista/Facilities Unidos: APEXGED repensa atividades e processos em meio à pandemia de covid-19

Empresa atua em projetos na área de biblioteconomia. A gerente de projetos, Maria Aparecida Gonçalves Ferreira Gallet, falou sobre ações à reportagem da Série “Facilities Unidos”, que visa promover a profusão de ideias e compartilhar alternativas que estão sendo adotadas por empresas do setor em tempos de coronavírus.

A APEXGED, empresa especializada em gestão de documentos, informação e conhecimento na área de Biblioteconomia, começou a repensar as atividades e processos em meio à pandemia de covid-19.

A companhia desenvolve projetos relacionados à organização, implantação, digitalização e gerenciamento de arquivos administrativos, técnicos e jurídicos, bibliotecas especializadas, escolares, universitárias, jurídicas e centros de documentação.

A gerente de projetos da APEXGED, Maria Aparecida Gonçalves Ferreira Gallet, afirmou à reportagem da Série “Facilities Unidos”, que visa promover a profusão de ideias e compartilhar alternativas que estão sendo adotadas por empresas do setor em tempos de coronavírus, que agora é o momento de repensar as atividades e processos. O que motiva as alterações são as limitações impostas pelo home office. Assim, a empresa está oferecendo suporte aos funcionários, tanto em equipamentos quanto treinamento para o uso de novas ferramentas.

“Com esse home office forçado e urgente devido à questão da pandemia, pudemos reavaliar algumas atividades dentro dos projetos que podem ser desenvolvidos sem perda de qualidade e ganho de tempo. Nesse período de pandemia tivemos que fazer essa avaliação de forma direta e, assim, encontrar alternativas viáveis para nossos clientes”, disse.

Confira a entrevista, na íntegra:

Portal ABRAFAC – Como a empresa está lidando com a pandemia do novo coronavírus que vivemos, atualmente?

Maria Aparecida Gonçalves Ferreira Gallet – Como em nosso trabalho lidamos diretamente com os documentos, tivemos que repensar as nossas atividades e de como podemos ajudar nossos clientes.

O mercado está muito diversificado. Temos empresas que já estão há vários anos preocupadas em colocar seus arquivos em nuvem para facilitar o trabalho de seus colaboradores, utilizando a rede das empresas, mas o mercado também tem um grande volume de empresas que transformar seus arquivos em imagens ainda é uma realidade muito distante. Com esse período de quarentena, ficou muito evidente a necessidade de algumas empresas, que independente do porte, necessitam de nossos trabalhos.

Portal ABRAFAC – Quais medidas foram tomadas para evitar a proliferação do vírus entre funcionários, clientes e parceiros?

Maria Aparecida Gonçalves Ferreira Gallet – Trabalho de conscientização dos nossos colaboradores junto a nossas atividades profissionais, nossos clientes, nossos fornecedores e parceiros.

Normalmente já utilizamos máscaras, luvas e guarda-pó no desempenho de nossas atividades, pois fazemos o trabalho com documentos ativos e inativo que tem por características o problema com fungos e poeira. Neste período, os cuidados foram redobrados e toda a legislação vigente está empregada em nossos processos.

Portal ABRAFAC – Que mudanças em processos da empresa foram feitas por conta da pandemia e das medidas de isolamento?

Maria Aparecida Gonçalves Ferreira Gallet – O primeiro passo foi adotar as medidas de isolamento para contribuir de forma objetiva para evitar o contágio.

Em um segundo momento, adoção do trabalho home office, avaliação das atividades desenvolvidas e nova forma de realizar treinamento a distância, acompanhar os colaboradores nesse processo de transição, pois em um dia estavam indo para a empresa desenvolver suas atividades e no outro dia toda a sua vida profissional tendo que ser reavaliada e alterada dentro do possível via rede.

Portal ABRAFAC – O que mudou com relação aos projetos de biblioteconomia após a pandemia?

Maria Aparecida Gonçalves Ferreira Gallet – Nos projetos de Biblioteconomia, a pandemia causou uma paralisação em 70%, pois nosso material de trabalho é justamente os suportes de informação como papel, multimídias etc., que se encontram na sua grande maioria nas empresas dos nossos clientes ou empresas de guarda.

Portal ABRAFAC – O que está sendo feito para superar esta crise?

Maria Aparecida Gonçalves Ferreira Gallet – Realizamos vários webinares para poder junto com o cliente definir como iremos retornar as atividades dos projetos, forma de intensificar a finalização, maneiras e ferramentas para pesquisa oferecidas no mercado.

Portal ABRAFAC – O que a empresa acredita que já pode tirar de lição com este período?

Maria Aparecida Gonçalves Ferreira Gallet – Que temos que repensar nossas atividades e maneiras de poder executar, tendo a limitação que o home office oferece. Também oferecer suporte aos colaboradores, tanto de equipamentos e treinamentos para novas ferramentas.

Portal ABRAFAC – Alguma mudança adotada para este momento de quarentena será mantida após a normalização da rotina?

Maria Aparecida Gonçalves Ferreira Gallet – Os profissionais que podem desenvolver suas atividades home office, como por exemplo atividades de implantação de informações em site, pesquisas bibliográficas e outras atividades que possam ser realizadas via internet.

Portal ABRAFAC – Até que ponto home office apresenta-se como uma solução nas áreas de atuação da empresa?

Maria Aparecida Gonçalves Ferreira Gallet – Com esse home office forçado e urgente devido à questão da pandemia, pudemos reavaliar algumas atividades dentro dos projetos que podem ser desenvolvidos sem perda de qualidade e ganho de tempo. Nesse período de pandemia tivemos que fazer essa avaliação de forma direta e, assim, encontrar alternativas viáveis para nossos clientes.

Portal ABRAFAC – E quanto às ações de conscientização da população, como estão sendo feitas?

Maria Aparecida Gonçalves Ferreira Gallet – Acredito que por maior que estejam sendo feitas as ações de conscientização da população, ainda temos um grande volume que não está adotando por vários motivos e isso dificulta o trabalho de redução de contágio.

Portal ABRAFAC – Qual é o impacto do coronavírus nas empresas de facilities, em geral?

Maria Aparecida Gonçalves Ferreira Gallet – As empresas de facilities, por realizar atividades diretamente com a limpeza, preservação e conservação dos espaços físicos, equipamentos e documentos, tiveram que começar avaliar primeiramente as próprias equipes e separar as pessoas que são de risco (maiores de 60 anos e pessoas que já tenham doenças pré-existentes) e contar com empresas especializadas, como a APEX, para melhorar o fluxo de documentos, por exemplo.

Aproveitando o período pós-pandemia para deixar a “casa em ordem” e se preparar para o futuro onde cada vez mais o home office e o acesso de documentos a distância se tornam ainda mais presentes. O momento é de preparação!

Portal ABRAFAC – Em sua visão, essa crise é comparável a alguma outra que o setor de facilities já viveu? Por quê?

Maria Aparecida Gonçalves Ferreira Gallet – Estamos vivendo um momento muito particular, algo marcante e histórico. Acredito que essa crise não teve precedentes e o momento agora é nos preparar para o “novo”, muitos paradigmas foram quebrados e é o momento de sairmos melhores e mais fortalecidos, como indivíduos, cidadão, empreendedores e empresas.

Portal ABRAFAC – O que você tem a dizer para os profissionais da empresa que estão atuando na linha de frente diariamente?

Maria Aparecida Gonçalves Ferreira Gallet – Temos só que elogiar e incentivar, não é fácil o dia a dia, pois sabemos das nossas responsabilidades enquanto profissionais, mas seguimos o protocolo de segurança e saímos de casa com a certeza que estamos ajudando nossos clientes, assegurando ao máximo nossa própria saúde e de nossos familiares.

Portal ABRAFAC – E qual recomendação faz para a sociedade?

Maria Aparecida Gonçalves Ferreira Gallet – Que devemos aproveitar esse momento e rever nossa conduta enquanto pessoa, profissional e cidadão, e também como podemos contribuir para melhorar essa situação dentro desse período e principalmente o que deveremos fazer o pós-pandemia.

Portal ABRAFAC – Como está sendo para você atuar nessa pandemia em que vivemos atualmente?

Maria Aparecida Gonçalves Ferreira Gallet – A princípio achava que ficaria em home office e os projetos estariam paralisados por lidamos diretamente com os documentos para digitalização e guarda. Mas tivemos uma grande surpresa, pois a procura por nossa prestação de serviços está sendo muito requisitada pela busca de informações sobre Gestão de Documentos, criação de Política de Controle de Arquivos e Tabela de Temporalidade de Documentos e também digitalização de imagens para facilitar o trabalho home office de seus colaboradores e pesquisa de informações via rede em bancos de dados da informações indexadas. A crise também é um momento de oportunidade e estamos prontos para ajudar nossos novos clientes.

Portal ABRAFAC – O fato de você estar diariamente exposta ao coronavírus preocupa sua família?

Maria Aparecida Gonçalves Ferreira Gallet – Trabalhando na área de Biblioteconomia, atuando em Arquivo, Bibliotecas, Museus e Centros de Documentação, sempre tivemos que ter essa preocupação por serem locais insalubres.

Portal ABRAFAC – Que cuidados você costuma tomar no trabalho para se proteger?

Além dos nossos cuidados pessoais com higiene e utilização de álcool nas mãos, preocupação de uma hidratação maior consumindo muita água, temos a utilização de EPIs, higienização periódica dos acervos.

Portal ABRAFAC – E quando chega em casa?

Maria Aparecida Gonçalves Ferreira Gallet – O cuidado de sempre se higienizar! O procedimento é tirar toda a roupa e ir tomar um banho. As roupas devem ser separadas e lavadas para não ter qualquer risco de contágio. A higiene é a chave de tudo, em casa, no trabalho, no transporte, é a atitude proativa que nos protege de forma individual e coletiva.

Portal ABRAFAC – Você está preocupada com o novo coronavírus? Por quê?

Maria Aparecida Gonçalves Ferreira Gallet – Sim, é muito preocupante, pois é sabido que quando um vírus ataca pela segunda vez vem mais resistente à medicação conhecida.

Grande parte da nossa população não está tendo os meus cuidados ou por falta de condições de se manter em quarentena por falta de recursos financeiros e, infelizmente, por falta de conhecimento por maior que seja a divulgação junto aos órgãos de comunicação. Mas estou segura de que é uma fase que vai passar e logo a vida seguirá seu curso, todos em um “novo normal”, que acredito que será ainda melhor do que o normal de antes, com mais consciência coletiva.

Portal ABRAFAC – Na sua visão, qual o papel do Facility Management no combate à proliferação do vírus?

Maria Aparecida Gonçalves Ferreira Gallet – Na minha visão, é extremamente importante o papel do Facility Management no combate e prevenção da proliferação do vírus da covid-19, pois são através dos detalhes no cuidado dos espaços físicos e com as equipes diretas na limpeza, conservação e preservação dos equipamentos e materiais utilizados no dia a dia.

Entendo que são muitos detalhes que devem ser observações e cuidados pelo profissional de Facility. Muitas empresas funcionam como uma grande cidade, e como prefeitos, os responsáveis por esta área precisam se preparar para uma verdadeira guerra e a APEXGED está aqui para ajudar. Que a parte documental seja uma solução e não um trabalho a mais.

Portal ABRAFAC – Como o seu trabalho contribui para o país neste momento de crise?

Maria Aparecida Gonçalves Ferreira Gallet – Contribuir com as empresas no processo de Gestão de Documental criando uma política de avaliação, guarda e descarte de documentos. Com esse recurso, poder manter os arquivos em nuvem para poder realizar o desenvolvimento das atividades dos funcionários no processo de localização dos documentos ativos e inativos.

Certamente, com documentos em ordem e fáceis de acessar, todos ganham com isso. Mais tempo para outras atividades, maior segurança e tranquilidade para todos.

Por Jéssica Marques/Foco 21 Comunicação